Quand on doit endosser de multiples casquettes, comme c’est le cas quand on est indépendante, le temps est précieux. Nous avons toutes 24h dans la journée, nous avons toutes des obligations autres donc autant se dire qu’il vaut mieux être organisée ! Mais y a-t-il de petites astuces pour parvenir à finir sa to do list ? La réponse est dans cet article 😉

Bien se connaître

Quand je dis bien se connaître, je veux dire par là qu‘il faut que tu connaisses ton fonctionnement et donc savoir à quel moment tu es la plus productive. Cela va te permettre de mieux t’organiser et de mieux planifier les tâches que tu as à accomplir.

Par exemple, je sais que je suis très productive le matin 🤯  alors qu’après le déjeuner j’ai tendance à être un peu plus fatiguée 😴. Et mon énergie revient vers 16h. Je m’organise donc de façon à faire des tâches demandant de la concentration plutôt le matin. En début d’après-midi, je réalise des tâches faisant appel à ma créativité et qui ne demandent pas beaucoup de concentration (recherches de logos, créations de visuels pour les réseaux sociaux, recherche d’inspiration…). Enfin, vers 16h, je m’attaque plutôt à la stratégie, aux actions que je dois mettre en place pour atteindre mes objectifs.

Pour bien se connaître, il faut faire des essais sur quelques jours pour voir ce qui te convient le mieux. Tu verras que cela te facilitera grandement la tâche lorsque tu voudras planifier tes tâches 😉.

Se fixer des horaires

Si tu as des enfants, tu sais que s’en occuper demande beaucoup d’énergie 🤪. Et donc que ce n’est pas du tout facile de travailler quand ils sont là. Du coup, il vaut mieux, dans la mesure du possible, te fixer des horaires de travail fixes, tout comme des jours de travail.

Cela va te permettre d’avoir une vision plus claire de ta semaine mais cela va aussi faciliter ta relation avec tes clients. Ainsi, si tu as des jours travaillés et des horaires fixes, le client va savoir quand il aura la possibilité de te contacter.

Pour ma part, j’ai une petite fille de 3 ans qui déborde d’énergie ! Je n’ai donc pas d’autres choix que de fixer mes horaires en fonction d’elle. A l’heure où j’écris cet article, nous sommes en confinement à cause du Covid-19 (nous nous en rappellerons de ce satané virus…) donc mon organisation est totalement chamboulée… mais en règle générale, ma fille va chez sa nounou. J’ai donc gardé approximativement les horaires que j’avais quand j’étais salariée. Cela me permet d’être totalement disponible une fois que ma fille est là. Idem pour les weekends, j’essaye au maximum de ne pas travailler pour pouvoir profiter à fond de ma famille.

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Savoir prioriser

Très souvent, nous avons beaucoup de tâches à réaliser (surtout quand on est indépendante) et donc nous sommes parfois un peu débordées… D’où l’importance de savoir prioriser ses tâches.

Au début de mon activité, je réalisais les tâches les unes après les autres sans forcément me poser de question. Et très souvent, je me retrouvais sous l’eau… (ça te parle ?)

Depuis, j’utilise la matrice d’Eisenhower pour prioriser mes tâches et savoir celles que je dois effectuer en premier lieu. Cela te dit quelque chose ? Pour celles qui ne savent pas de quoi je parle, voilà une petite explication.

Trouver le bon outil

Quand je parle d’outil, je parle d’agenda ou de planner. Alors là je ne vais pas te donner de conseils car cela dépend vraiment de toi. Certaines vont préférer un agenda papier, d’autres un agenda numérique… Le principal c’est que tu trouves un outil qui te correspond et qui serve ta productivité.

Cela peut prendre un certain temps avant que tu trouves THE outil ! Il faut que tu en essaies plusieurs et voir les avantages et inconvénients de chacun d’eux.

Utiliser le time blocking

Connais-tu le time blocking ? Comme son nom l’indique, il s’agit de caler des blocs de temps dans son planning. Ainsi, tu sais ce que tu as à faire et quand le faire. Essaie d’être la plus précise possible dans le découpage des tâches et donc dans la planification des blocs de temps.

Je te donne quelques conseils pour que tu saches précisément comment faire :

• si tu as de grosses tâches à effectuer (du genre des tâches qui vont te prendre du temps et que tu repousses parce que tu n’as pas envie de t’y mettre 😉), découpe-les en plus petites tâches
• pour faire tes blocs de temps, tu as 2 possibilités : soit tu procèdes par “clients” (ton entreprise, client 1, client 2…), soit tu fais du batching, c’est-à-dire que tu rassembles toutes les tâches semblables ensemble.
• la première chose à marquer dans ton agenda, ce sont tes rendez-vous et tes obligations. Tu peux ensuite ajouter tes blocs de temps. Attention, essaies de laisser un ou deux blocs de 2h environ libres. Ils te serviront en cas d’imprévus (et nous savons toutes que quand on est indépendante, il y en a des imprévus 🤪).
• si tu es un peu perdue dans la façon de faire ou si tu ne sais pas trop estimer le temps de chaque tâche, je te conseille d’utiliser un outil de tracking pendant quelques temps. Il en existe plusieurs. Toggl, que j’utilise personnellement, me permet de savoir combien de temps je mets pour chaque tâche. Et ainsi me permet de mieux estimer la durée de mes blocs de temps.

La planification

Une méthode qui peut également beaucoup t’aider dans la gestion de ton temps, c’est la planification. Avec les nouvelles technologies, il existe tout plein d’outils qui permettent de planifier tes tâches. Ces outils travaillent tout seul pendant que tu fais autre chose, ce n’est pas génial ça 😉. Ne pas attendre le dernier moment pour faire les choses te permet aussi d’avoir une meilleure lecture des jours à venir.

Je vais prendre l’exemple de la rédaction de mes articles de blog pour que tu comprennes bien.

Pour écrire et publier mes articles de blog, j’étale mes tâches sur tout un mois. Cela me permet d’avoir de l’avance dans mes publications et de ne jamais faire les choses dans l’urgence.

• 1ère semaine du mois : je sélectionne mes sujets et j’écris la trame des articles
• 2ème semaine : je commence à rédiger mes articles
• 3ème semaine : je termine la rédaction de mes articles
• 4ème semaine : je corrige les articles et je les programme.

Voilà je t’ai donné quelques pistes pour mieux gérer ton temps. J’espère que mes conseils te seront utiles… Et pour compléter cet article, je t’ai préparé une liste d’outils qui pourront sûrement t’aider à être encore plus productive 😉.